ビジネスマナー・文書　メール

メールや文書の書き方は普段とは違う使い方になります。ビジネスマナーの文書やメールについて。

社会人としてのメールや文書の使い方

社会人として会社に勤めると社内の他の社員や取引先の担当者との連絡としてメールを使うことになります。お察しの通り、普段、友達とのメールのやり取りと同じ使い方は決していけません。社会人としての正しいメールや文書の使い方が決まっているのです。新入社員にはそのようなビジネスマナーを教えずにそのまま仕事をさせて相手に不快なメールや文書を書かせることの無いようにしておきたいですね。しっかり正しいビジネスマナーを理解しましょう。

書き方を覚える

メールには基本的に「件名」と「本文」があります。CCというのもありますが、ここではまず「件名」と「本文」の基本的な書き方について紹介します。

件名についてはどのように書いていけばいいのでしょうか？件名というくらいですからメールで伝えたい内容をまとめたタイトルのようなものです。普段、友達などとのやり取りでは件名の部分は空白にしていることが多いようです。なので、新入社員などは件名を同じように空白にして本文だけを書くという事もあるかもしれませんが、件名は忘れずに記入するようにしましょう。件名にはそれだけを見て伝えたいことが理解できるような件名にするのが大切です。メールを受け取る相手はゆっくりメールを見ることができない状況かもしれませんし、件名だけを確認しておくことで状況を何となくある程度理解することができます。

そして肝心の本文の内容についてです。すぐに内容を書き始める前に、まずメールの宛先の人物 の名前を記入しましょう。そうしておけば、万が一メールを違う相手に送ってしまった場合でも名前を見れば誰に送りたかったかのかがすぐ判断できます。なるべく間違えて送ることは避けたいものですが人間ですから間違うこともあるでしょう。そのための保険となってくれますので始めに名前を書いておくようにしましょう。その後はやっと本文を書き始めるかと言うとそうではありません。次は誰がメールを書いているのかを伝えるために、自分の名前を記入します。相手の名前と自分の名前、これが記入されていると誰が誰にメールを書いたのかが一目で判断することができます。自分の名前を書くときにはその前に「お疲れ様です。」と挨拶を入れておくと良いでしょう。メールでも挨拶をしておくのが相手にとっても良い印象を与えることができますね。それから本文の内容に入るのが基本です。